整形外科のリハビリ部門の目標設定はどう作る？ポストイットを使ったグループミーティングの進め方

著者：澤村亮（リハビリコンサルタント・理学療法士／Link Reha代表）

結論

整形外科のリハビリ部門の目標設定で大切なのは、最初から細かく完璧な目標を作ることではありません。
まずは、スタッフ全員が「自分たちはどんな部門にしたいのか」を言葉にし、そのつながりと優先順位を見える化することです。

ポストイットを使ったグループミーティングは、そのためにとても有効です。
特に重要なのは、進行役が自分の考えに偏らず、質問を通して参加者の本音を丁寧に引き出し、出てきた意見同士を結びつけていくことです。

私自身、整形外科のリハビリ部門の支援に入る中でよく感じるのは、現場が悪いのではなく、「みんなが納得して共有できる目標」がないために動きがばらついてしまっているケースが非常に多いということです。
逆に言えば、目標の火種ができるだけでも、現場はかなり変わり始めます。

はじめに

整形外科の経営を安定させたいと考えたとき、多くの院長先生や管理者の方が悩むのが、リハビリ部門の動きが人によってばらつくことではないでしょうか。

患者さんへの対応は丁寧にしてほしい。
勉強もしてほしい。
売上も安定させたい。
でも、現場は忙しく、細かな方針まで毎回伝えきれない。
結果として、スタッフごとに判断がずれたり、「何を優先すればよいか分からない」という空気が生まれたりします。

この状態が続くと、日々の業務は回っていても、組織としては少しずつ不安定になります。
新人育成が属人的になり、患者さんへの説明や予約の考え方に差が出て、頑張っている人ほど疲れやすくなるからです。

私はこれまで、整形外科のリハビリ部門の立ち上げや運営改善に関わる中で、「仕組み」や「ルール」だけを先に整えてもうまくいかない場面を何度も見てきました。
その理由はシンプルで、現場の人たちが自分事として納得できる目標になっていないからです。

そのため、目標設定は上から与えるだけではなく、スタッフ全員で考える時間が必要です。
その入口として非常に使いやすいのが、ポストイットを活用したグループミーティングです。添付いただいた研修資料でも、個人ワーク、グルーピング、関連付け、優先順位付け、テキスト化という流れで進める構成になっていました。

なぜ整形外科のリハビリ部門に目標設定が必要なのか

整形外科のリハビリ部門は、患者さんの機能回復や満足度に関わりながら、クリニック全体の再来院、紹介、評判、スタッフ定着、教育の質にもつながる重要な部門です。

現場レベルで大事なのは、立派な理念文を作ることではありません。
日々の判断に使える目標になっているかどうかです。

たとえば、現場ではこんな迷いがよく起こります。

このような問題に対して、毎回個人の感覚で答えを出していると、組織は安定しません。
だからこそ、目標設定は「やる気を高める」ためだけではなく、「判断基準をそろえる作業」として考える必要があります。

院長や管理者だけで目標を決めると、なぜうまくいかないのか

もちろん、院長や管理者が方向性を示すだけで上手く機能する場合もあります。
ただ、それだけだと、個々が自主的に成長する組織としては弱くなりやすいです。
理想としては、一人一人が目標を理解して、各々が改善を意識し協力し合える組織です。

整形外科のリハビリは、患者対応、予約調整、評価、アプローチ、書類、受付連携、新人教育、勉強会、他職種連携など、多くの要素が同時に動いています。
このため、上の立場の人が「こうしてほしい」と思っていても、現場のスタッフがその背景やつながりを理解できていなければ、指示は単発で終わります。

私が現場でよく感じるのは、スタッフが非協力的なのではなく、「何のためにそれをやるのか」が腹落ちしていないだけ、というケースです。

たとえば、「勉強会をやろう」と言っても、忙しいスタッフからすると負担感が先に立ちます。
しかし、これが「患者満足度を上げるため」「より良い説明や治療提案につなげるため」「結果として信頼と再来院、紹介、売上の安定につながるため」と整理されると、意味が変わります。

さらに、「売上を上げたい」という話も、職場内では表に出にくいテーマです。
給料を上げたい、休みを増やしたい、働きやすくしたいという本音はあっても、それを最初からそのまま言いにくいスタッフは多いです。
だからこそ、コーディネーターが丁寧に問いかけながら、本音を安心して出せる場を作る必要があります。

ここを雑に進めると、表面的にはきれいな言葉ばかりが並びます。
「思いやり」「成長」「地域貢献」「患者満足」など、どれも大切です。
ただ、それだけでは本質的な人の行動力は変わりにくいです。
大切なのは、その言葉同士を結びつけて、「では、何を優先し、どう行動するのか」まで落とし込むことです。

ポストイットのグループミーティングが整形外科の現場に向いている理由

ポストイットを使う方法の良いところは、最初から「正解」を求めなくてよいことです。
会議がうまく進まない職場ほど、最初から立派な言葉でまとめようとして、逆に意見が出なくなることがあります。

その点、ポストイットなら、一人ひとりが短い言葉で出しやすくなります。

こうした意見をまずはそのまま出すことが大切です。
添付いただいた研修資料でも、個人ワークで意見を書き、共有し、グルーピングし、関連付けし、優先順位を決め、最後にテキスト化する流れが示されています。

これは実務的にも非常に良い順番です。
なぜなら、いきなり「部署目標を一文で決めましょう」とやると、発言力の強い人の言葉だけで決まってしまいやすいからです。

特に整形外科の現場では、経験年数や性格によって発言量に差が出やすいです。
そのため、まずは個人で書く時間を取ることが重要です。
個人で書いてから共有することで、声の大きい人の意見に引っ張られにくくなります。

人数が多い場合は、5人以下の小グループに分けるのも有効です。
全体会議だけでやると、どうしても遠慮が出ます。
一方で少人数だと、「こんなこと言っていいのかな」と思っていた本音も出やすくなります。

実際の進め方1　最初に「本音が出る空気」を作る

ミーティングの成否は、最初の空気づくりでかなり決まります。
ここで大切なのは、「良いことを書こう」と思わせないことです。

進行役は、次のようなルールを最初に共有すると進めやすくなります。

自由に発言すること、他人の意見を否定しないこと、相手の意見を傾聴することが注意点とになります。

ここで進行役が特に意識したいのは、表に出にくいテーマをやさしく拾うことです。

こうした質問をすると、給料、休み、評価、人間関係、学びの機会などが自然に出やすくなります。
ここで大事なのは、進行役が「それは違う」「それは後にしましょう」と切らないことです。
一見わがままに見える意見でも、組織づくりの重要なヒントが含まれていることが多いからです。

たとえば「給料を上げたい」という意見は、そこで止めるとただの希望で終わります。
でも、そこから「では、給料を上げられる組織には何が必要か」と問い直すと、売上、患者満足度、再来院、紹介、評価制度、教育、業務効率など、経営と現場をつなぐ話に変わっていきます。

この「結びつける視点」が、単なる雑談で終わるミーティングと、組織づくりにつながるミーティングの大きな違いです。

実際の進め方2　出てきた意見をグルーピングして、部門の価値観を見える化する

まず、全員が「理想のリハビリテーション部についてどうなりたいか」について個人で考える時間を設けます。思いつく意見を、「1枚につき1つの内容」でポストイットに書き出してもらってください。例）「患者を笑顔にしたい」「お互いが助け合える職場にしたい」「スポーツのリハビリをしたい」などです。

その後、5人以下の小グループに分かれます。グループごとに大きな用紙（模造紙など）を用意し、一人ひとりが自分のコメントを言いながら、用紙にポストイットを貼っていきます。 ※人数が多いと個人の意見が出にくくなるため、必ず「5人以下」のグループに分けてください。

グループで意見を出していく際の手順は以下の通りです。

コーディネーターは、出ている意見が特定の意見に偏っていると感じた場合、適切な質問を投げかけることで、より幅広い視点から意見が出るように促してください。

たとえば、次のようにまとまることが多いです。

• 患者さんにまた来たいと思ってもらいたい
• 思いやりのある対応をしたい
• 説明を分かりやすくしたい
  • →「患者満足」「接遇」「信頼」
• 勉強会を増やしたい
• 外部研修に行きたい
• 新しい知識を身につけたい
  • →「学習」「スキルアップ」「成長」
• 給与を上げたい
• 休みを取りやすくしたい
• 頑張りが評価される職場にしたい
  • →「働きやすさ」「評価」「処遇」
• 予約の混乱を減らしやすい
• 受付との連携を良くしたい
• 無駄な手戻りを減らしたい
  • →「業務効率」「連携」「仕組み」

ここでの最大のポイントは、進行役が最初からきれいに整理しすぎないことです。グループのメンバー自身に考え、作ってもらうプロセスが重要です。

現場の言葉をできるだけ残したまままとめるほうが、後で読み返したときに「自分たちで作った目標」という納得感（オーナーシップ）が強く残ります。

私が支援に入る現場でも、最初から誘導しすぎると、スタッフの気持ちが離れてしまうことがあります。 たとえば、単に「患者満足度向上」と掲げるだけでは少し固く、事務的に感じられます。しかし、「またここに来たいと思ってもらえる対応」といった、スタッフ自身の言葉なら、現場での具体的な行動変容につながりやすいのです。

実際の進め方3　「給料」「休み」「患者満足」「売上」をどう結びつけるか

次にグループ化された項目の関連付けを行います。全体を見て、どの内容がどのように関わっているか線や矢印を自由に引き視覚化していきます。

このミーティングで最も大事なのが、出てきた意見同士の関連付けです。
添付資料でも、テーマやアイデアの関係性を線で結び、相互に影響し合う要素を可視化する流れが入っています。

ここが弱いと、目標はただの理想論で終わります。
逆にここがうまくいくと、スタッフの本音と経営の安定が一本の線でつながります。

たとえば、スタッフから「給料を上げたい」という本音が出たとします。
このとき進行役が、「それは経営の話だから今日は置いておこう」と切ってしまうと、現場の熱は下がります。
一方で、次のように問い直すと話が前に進みます。

すると、たとえばこうした流れが見えてきます。

給与を上げたい
→ 売上を上げる、または安定させる必要がある
→ そのためには患者満足度が高いことが必要
→ 患者満足度を上げるには、思いやりのある対応、分かりやすい説明、待ち時間や予約のストレス軽減が必要
→ より良い対応や治療提案をするには、勉強会や外部研修、情報共有が必要
→ それを継続するには、一定のルール、役割分担、評価制度が必要

このように線で結んでいくと、最初は言いにくかった本音が、組織づくりの議論に変わります。

コーディネーターが気をつけたいこと　偏った意見にしない進め方

このワークで特に大切なのは、進行役が答えを持ちすぎないことです。
うまくまとめたい気持ちが強いほど、つい「こういう方向にしたい」という誘導が入ってしまいます。
しかし、それでは“みんなで決めた目標”ではなく、「うまく言わされた目標」になってしまいます。

進行役に必要なのは、結論を先に言う力より、質問で引き出す力です。

たとえば、こうした聞き方が役に立ちます。

こうした問いかけをしていくと、進行役の価値観ではなく、参加者同士の中からつながりが生まれやすくなります。

また、人数が多い場合は5人以下のグループに分けるのが有効です。
大人数の全体会議では、遠慮や空気読みが強く働きやすい一方、少人数では意見が出やすくなります。
日本理学療法士協会も、新人研修を各施設で適切に実施し、職場ぐるみで育成する考え方を示しています。

実際の進め方4　優先順位を決めるときは「全部大事」で終わらせない

次はグルーピングと関連付けができたら、優先順位です。グループで好きなように、線や矢印をつけて関係性を視覚化すると全体がつながっていることが分かってきます。その後、なにが特に大切なのか、疎かにしてはいけない内容を考えます。そして、繋がりや優先順位が視覚化できたら言語化するために５分から１０分ほどの発表をしてもらいます。第３者に意見を発表をすることによって急速に考えが整理されます。

ここでよくある失敗は、すべての項目が「どれも大事ですね」で終わることです。
もちろん実際にはどれも大事です。
しかし、全部を同時にやろうとすると、結局どれも進みません。

７つの習慣の優先順序の考え方は、整形外科の現場でもかなり役に立ちます。
たとえば、クレーム対応や急なトラブルは緊急性が高いですが、組織を強くするのは、勉強、仕組みづくり、育成、連携の見直しといった「緊急ではないが重要なこと」です。

参考：『7つの習慣』の理論とプログラムを直接管理する米国フランクリン・コヴィー社

実際の進め方5　最後は「読めば判断できる文章」にする

ここまで来たら、いよいよ最後のステップ、目標のテキスト化（文章化）です。

文章化のコツは、「きれいな文章」を目指さないことです。それよりも、ポストイットで出た多様な意見がどうつながっているかが理解でき、現場で迷ったときに「判断基準」として使える言葉にまとめることが重要です。

現場でまとまり切らないときは、AIに今までの流れや、発表の文字お越しをして箇条書きにまとめてもらうと整理しやすいです。

実際に作成した例

たとえば、
「患者さんのために頑張る」
だけでは抽象的です。

それよりも、
「患者さんにまた通いたいと思ってもらえるよう、説明の分かりやすさと接遇を部門でそろえる」
のほうが、行動に変えやすいです。

さらに、この目標を行動目標に落とし込むと
「月1回の勉強会を行い、患者さんへの説明力と治療提案の質を高める」
「受付との情報共有ルールを整理し、予約や案内の迷いを減らす」
「スタッフの努力が見えるよう、役割と評価の基準を少しずつ整える」
といった形にすると、明日から何をすればよいかが分かります。

私が現場でよくお伝えするのは、最初の目標設定では「全部を解決しない」ことです。
むしろ、ざっくりとした結びつきと優先順位が見え、チームの目標の火種ができれば成功です。

目標を定着させるために、最初の１か月の行動目標でも十分です。

1．患者さんに安心感を持ってもらえる説明と接遇をそろえる
2．受付とリハビリスタッフの連携ルールを決める
3．月1回の勉強会を実施する
4．評価や役割の見える化を少しずつ進める

このくらいの粒度で始めたほうが、現場は動きやすいです。
最初から完璧なKPI表や制度設計まで作ろうとすると、会議の熱が冷めやすくなります。

目標設定の例　整形外科のリハビリ部門ならこうまとめられる

以下は、ポストイットミーティングの結果をもとに、整形外科のリハビリ部門でまとめやすい形にした例です。

部門目標の例1

患者さんに「またここで診てもらいたい」と感じてもらえるよう、思いやりのある対応と分かりやすい説明をスタッフ全員でそろえる。

部門目標の例2

より良い治療や提案ができるよう、月1回の勉強会と情報共有を続け、スタッフ全員が学び続ける組織をつくる。

部門目標の例3

安心して長く働ける職場を目指し、役割分担と評価の考え方を整理し、頑張りが見える組織づくりを進める。

部門目標の例4

患者満足と部門の安定運営を両立するため、受付との連携や予約ルールを見直し、現場の迷いを減らす。

ミーティング後に大事なこと　目標は作って終わりではない

目標設定の会議は、ゴールではなく、あくまでスタートです。 真に重要なのは、策定された目標がその後の現場で、日々の判断基準として機能することです。

たとえば、次のような問いかけによる振り返りが、業務の中で生まれることです。
「この対応は、私たちの目標に合っているか？」
「この勉強会は、患者さんへの価値につながっているか？」
「このルールは、働きやすさと患者満足の両方に役立っているか？」
こうした振り返りが自然とできるようになれば、組織は少しずつ自走し始めます。

私は整形外科の現場支援を通じて、目標設定がうまく機能している職場には共通点があると感じています。 それは、立派な言葉が掲げられていることではなく、日々の判断で迷ったときに、誰もが「立ち返る基準」が共有されていることです。 逆に、目標（基準）が共有されていない職場では、悪気がなくとも自己流の判断が増えてしまい、後から修正に追われやすくなります。

リハビリテーション部の運営では、多岐にわたる課題が次々と発生します。 目標や、それぞれの取り組みのつながりが整理されることで、スタッフ一人ひとりが改善案を出しやすくなり、実際の行動へ落とし込みやすくなります。 さらに、課題に優先順位をつけることで、取り組むべき流れも整理されます。 これにより、常にPDCAが回り続けるよう、計画を練り、実施していける体制が整います。

最も気を付けなければならないのは、目標が「絵に描いた餅」に終わらないようにすることです。 目標は見えやすい場所に掲示し、会議や問題解決が必要な場面で、常に振り返りながら運用していくことが不可欠です。

まとめ

整形外科リハビリ部門の目標設定で大切なのは、数値目標も大事ですが、スタッフ全員で「どんな部門にしたいか」という思いを言語化し、見える化することです。ポストイットを用いたミーティングで、多様な本音を質問で結びつけ、チームの目標となる「火種」を作りましょう。納得感のある目標は判断基準となり、組織を強くします。そして、目標は作成して終わらせず、意識的に振り返ることを行うようにすることで、組織に定着していきます。