外来リハの稼働率が上がらない原因７つ｜まず見るべきKPIを解説

リハビリコンサルタント：澤村亮

外来リハの稼働率が上がらない原因は、現場スタッフの努力不足ではないケースが多く見られます。
多くの医院では、KPI設計や見える化が不十分であること、さらにリハビリ現場で数値をもとにマネジメントできる部署内の管理者が育っていないことが、構造的な課題となっています。
まず見るべきKPIを整理することで、稼働率改善に向けた優先順位が明確になり、現実的な改善が進めやすくなります。

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外来リハビリの「稼働率」とは何を指すのか【用語定義】

外来リハビリにおける稼働率とは、設定したリハビリ枠に対して、どの程度実際に単位が実施されているかを示す指標です。
稼働率は単位数だけで決まるものではなく、「単位数」「枠数」「人員配置」のバランスによって左右されます。

この稼働率は、

• 医院経営における収益の安定性
• 患者の待ち時間や予約の取りやすさ
• スタッフの業務負担や疲弊度

といった点に影響するため、経営と現場の双方に関係する重要な指標といえます。

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外来リハの稼働率が上がらない原因7つ

原因①：KPIが設定されていない／共有されていない

多くの現場では、結果としての「忙しい・空いている」しか把握できておらず、
過程を示すKPIが明確に設定されていないことがあります。
また、院長と現場スタッフで見ている指標が異なり、改善の方向性が噛み合わないケースも少なくありません。

原因②：現場でマネジメント管理する人がいない

リハビリ職は患者対応を最優先に考える傾向があり、
数値管理や稼働を意識したマネジメントを担う人材が不在になりやすい傾向があります。
結果として、現場での調整が属人的になり、全体最適が図れなくなります。

原因③：単位数の推移を定点観測できていない

単位数を月末だけ確認している場合、
途中の減少や変化に気づきにくくなります。
月次・週次といった定点観測ができていないと、感覚的な判断に陥りやすくなります。

原因④：キャンセル率を把握していない

無断キャンセルや当日キャンセルの扱いが曖昧なままになっていると、
稼働率は徐々に低下していきます。
キャンセルがどの程度発生しているのかを把握しない限り、具体的な対策は立てにくくなります。

原因⑤：予約リードタイムが長すぎる／短すぎる

予約が先まで埋まりすぎている、あるいは直前に空きが多い状態は、
一見問題がないようで、実際には稼働効率が下がっている可能性があります。
初診から次回予約までの流れも含めて見直す必要があります。

原因⑥：人員配置と枠設計が合っていない

PT人数と枠数が実情に合っていない場合、
特定の曜日や時間帯に過不足が生じやすくなります。
ピーク時間帯や曜日差を考慮しない設計は、稼働率低下の要因となります。

原因⑦：改善施策が場当たり的になっている

思いついた対策をその場で実施するものの、
効果検証が行われていない状態では、改善が定着しにくくなります。

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まず見るべきKPIはこの4つ【優先順位つき】

KPI①：外来リハ単位数の推移

日次・週次・月次で単位数の推移を見ることで、
稼働の変化や予約の詰まり具合を把握しやすくなります。

KPI②：キャンセル率

一定の基準値を設け、
数字が高い場合は予約の取り方や説明内容を見直すきっかけになります。

KPI③：予約リードタイム

「待たせすぎていないか」「空きすぎていないか」を判断するための重要な指標です。
初診・再診それぞれで見ることが望ましいです。

KPI④：1人あたり生産性（参考指標）

単位数を人員で割った指標です。
スタッフ評価に直結させず、運用改善の参考値として扱うことが重要です。

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KPIを見える化できない医院でよくある失敗5つ

失敗①：データが紙・Excelで分散している

→ 数字をまとめて確認できず、全体像が把握しにくくなります。

失敗②：入力ルールが統一されていない

→ 人によって数値の意味が変わり、正確な比較ができません。

失敗③：誰が見るか数字か決まっていない

現場管理者が不在で、各スタッフが個別に予約枠を調整しているケースも見られます

失敗④：現場にフィードバックされない

→ 現場管理者が不在となり、各スタッフが個別判断で予約調整を行いやすくなります。

失敗⑤：改善アクションに繋がらない

→ 数値を見ても次の一手が決まらず、同じ状態が続きやすくなります。

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外来リハ稼働率を改善するための5ステップ

ステップ①：目的を「稼働率改善」と明確にする

理由
目的が曖昧なままでは、
「忙しさ」や「スタッフの感覚」に引っ張られやすく、改善の判断基準が定まりません。
稼働率を目的として明確にすることで、数字を基準に話し合える状態が作られます。

やり方

• 「なぜ稼働率を改善したいのか」を院内で共有する
• 例：待ち時間の短縮、収益の安定、スタッフ負担の平準化
• 目的は1つに絞り、院長・管理者・現場で共通認識を持つ

ステップ②：KPIを4つに絞る

理由
指標が多すぎると、
「どの数字を見ればよいのか分からない」状態になりがちです。
まずは影響度の高いKPIに絞ることで、改善の焦点が明確になります。

やり方
①外来リハ単位数の推移
曜日別・スタッフ別に実施単位数のばらつきを確認し、
偏りが生じている原因を整理したうえで、運用面の調整を行います。

②キャンセル率
外来リハでは、キャンセル率5％未満を一つの目安として把握することで、
稼働状況を客観的に評価しやすくなります。
予約時の説明を工夫し、来院が難しそうな予約は無理に入れないなど、
運用面での配慮が有効となる場合があります。
※急な体調不良などは一定程度発生することを前提に考えます。

➂予約リードタイム
朝の段階で、その日に対応可能な単位数が適切に埋まっているかを確認します。
また、1週間先程度まで予約が入っている状態は、
現場での調整やマネジメントが行いやすい傾向があります。

④1人あたり生産性
1日あたりの目標単位数を目安として設定します。
平均の生産性と目標値、個々の単位数を比較し対策を検討します。
例として、PT1人あたり1日20単位前後、週100単位程度を参考にしつつ、
スタッフの業務負担や疲弊度を考慮しながら調整することが重要です。
また、セラピストのモチベーションに関する影響が強くマネジメントの育成や目標の許攸が大切です。
セミナーでの目標の共有や個別の面談が有効です。

最後に、最初から完璧を目指す必要はありません。
まずは「継続して見られる数字」から始めることが、
稼働率改善を進めるうえでの第一歩となります。

ステップ③：週1回、見える化する仕組みを作る

理由
月1回の確認では、変化に気づくのが遅れやすくなります。
週1回確認することで、小さな変化を早めに察知できます。

やり方

• Excelや実績表などの簡単な表で十分
• 部署にマネジメント管理者（たいていリハ部長）が管理し、PDCAサイクルを最小で高回転に回していく

ステップ④：数字から仮説を立てる

理由
数字は「良い・悪い」を判断するためではなく、
原因を考えるための材料です。
仮説を立てることで、改善が感覚論になりにくくなります。

やり方

• 数字が変化した理由を言語化する
• 例：
  • 「雨の日はキャンセルが多い傾向がある」
  • 「夕方の枠が埋まりにくい」
• 正解を出そうとせず、まず仮説でよい

ステップ⑤：小さく改善し、現場でマネジメントできる体制を作る

理由
大きな改革は、現場の負担になりやすく、継続しにくい傾向があります。
小さな改善を繰り返すことで、現場が自ら調整できる状態が作られます。

やり方

• 一度に1つだけ改善する。現場でPDCAサイクルを高速で回す管理者を育成する。
• 例：
  • キャンセルが多い時間帯の予約の取り方を見直す
  • 枠数を曜日別に微調整する
• リハビリ部署内で、マネジメントを担う管理者（多くはリハビリ部門の責任者）を育成し、
  現場で状況に応じた判断や調整が行えるよう、PDCAサイクルを継続的に回していくことが重要になります。
• マネジメントを担う管理者の育成とあわせて、現場スタッフ一人ひとりがマネジメントの視点を持つことも重要です。
  理学療法士は患者対応を第一に考える傾向が強く、学校教育では数値管理やマネジメントについて学ぶ機会が極めて少ないです。
  その結果、マネジメントの視点が十分に共有されていない場合、患者満足度と安定した運営の両立が難しくなることがあります。

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外来リハ稼働率 改善チェックリスト（9項目）

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よくある質問（FAQ）

Q1：外来リハの稼働率は何％を目安に考えるべき？
A：1日の予約枠自体は100％を目指しつつ、実稼働としては95％以上を目安に考える医院も多いです。

Q2：キャンセル率が高い場合、まず何から見直す？
A：キャンセル理由の整理からはじめます。理由によって対応は異なりますが、スタッフの予約を取るときの説明により軽減されることが多いです。また、キャンセルは同じ方が多いので、その方に関する理由を聴取し対策をすることが大切です。
当日キャンセルが出た場合は、単位数の変更（患者の症状により）やキャンセル待ちのシステムがあると稼働率低下は防げます。

Q3：KPIは院長だけが見れば良い？
A：リハビリ担当者や管理者も共有することで、現場の理解と改善意識が高まりやすくなります。

Q4：システム導入は必須？
A：必ずしも必須ではなく、Excel、スプレットシート等でも管理は可能です。

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まとめ｜稼働率改善は「数字の整理」から始まる

外来リハの稼働率改善は、努力よりも構造の整理が重要です。
まずは現状を数字で把握するだけでも、次に何をすべきかが見えてきます。

「どこから手を付けるべきか分からない」
そんな段階でも問題ありません。
優先順位の整理から、ご一緒することも可能です。

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